În activitatea noastră, observăm constant că evidența de personal este o zonă unde apar frecvent lipsuri. Verificarea periodică a dosarelor de personal nu este doar o formalitate, ci o condiție pentru a evita riscuri administrative și amenzi, mai ales la controale ITM sau la litigii de muncă.
Din experiență, lipsa unor documente esențiale nu ține doar de neatenție, ci și de faptul că procesele interne nu sunt clar definite sau nu există o responsabilitate clară pentru actualizarea dosarelor.
Riscurile concrete asociate lipsei documentelor de personal includ:
- Amenzi ITM pentru lipsa documentelor obligatorii
- Imposibilitatea apărării la un litigiu de muncă
- Întârzieri la întocmirea documentelor de salarizare sau la modificări contractuale
Documentele care lipsesc cel mai des din evidența de personal nu sunt întotdeauna cele la care te-ai aștepta. Dincolo de contractul individual de muncă, pe care majoritatea firmelor îl păstrează, apar frecvent lipsuri la:
- Actele adiționale la contractul de muncă – orice modificare a funcției, salariului sau programului necesită act adițional semnat și depus la dosar. Uitarea lor generează probleme la control.
- Fișele de post – de multe ori lipsesc sau nu sunt actualizate atunci când apar modificări ale atribuțiilor.
- Documente privind instruirea SSM și PSI – lipsa dovadelor de instruire duce la sancțiuni, deși angajatorii presupun că SSM-ul se „rezolvă” odată cu angajarea.
- Cereri de concediu și pontaje semnate – absența lor complică dovada timpului lucrat sau a zilelor de concediu efectiv acordate.
- Copii acte identitate actualizate – se omite scanarea noilor buletine la schimbarea acestora de către salariat.
- Certificate medicale și decizii de concediu medical – nu se colectează sau arhivează toate documentele justificative necesare plății corecte a indemnizațiilor.
- Documente privind încetarea contractului – lipsesc deciziile de încetare, procesele-verbale de predare-primire sau adeverințele de vechime.
Aceste lipsuri nu sunt doar o problemă administrativă. Ele au consecințe directe:
- Pot duce la recalcularea salariilor sau la plata unor sume suplimentare în urma litigiilor
- Îngreunează răspunsul la solicitări de la autorități (ANAF, ITM, instanțe)
- Complică orice audit intern sau extern
În practică, cele mai multe probleme apar din:
- Lipsa unui checklist clar pentru fiecare dosar de personal
- Proces incomplet la angajare sau încetare
- Netransmiterea modificărilor către departamentul de HR sau către firma de salarizare
- Depozitarea haotică a documentelor fizice sau electronice
Ce merită verificat periodic în fiecare dosar de personal:
- Contractul individual de muncă și toate actele adiționale, semnate corect
- Fișa postului, actualizată și semnată
- Actele de identitate la zi
- Dovada instruirii SSM și PSI
- Cereri de concediu, pontaje lunare, adeverințe de salariat
- Certificate medicale, decizii de concediu medical
- Documente de încetare, acolo unde este cazul
În dosarele de personal gestionate de 4servicii identificăm adesea și erori legate de lipsa semnăturilor pe unele documente, lipsa datării corecte sau folosirea unor modele depășite de formulare. Aceste detalii pot părea minore, dar la control fac diferența între o firmă ordonată și una expusă riscului de amendă.
Un alt aspect subestimat este păstrarea documentelor în format electronic. Lipsa unei arhive digitale duce la pierderi de timp și dificultăți la orice verificare. Recomandăm scanarea și arhivarea electronică a tuturor documentelor de personal, cu acces controlat și backup regulat.
Greșelile frecvente în practică includ:
- Considerarea fișei de post ca „optională”
- Nepăstrarea dovezilor de instruire periodică SSM
- Netransmiterea la timp a actelor adiționale către ITM
- Ignorarea actualizării datelor personale la schimbarea buletinului
Pe termen lung, neglijarea evidenței de personal afectează nu doar conformarea legală, ci și climatul intern al firmei. Orice lipsă sau eroare poate escalada rapid dacă apar conflicte sau controale inopinate.
Noi, la 4servicii, am observat că firmele care implementează proceduri clare de verificare și actualizare a dosarelor de personal reduc semnificativ riscurile și timpul pierdut cu remedieri ulterioare. O dată pe an, o revizie completă a evidenței de personal este minimul necesar, iar pentru firme cu fluctuații mari de personal, recomandăm verificări trimestriale.
În concluzie, dacă nu există o persoană responsabilă și un checklist clar pentru fiecare dosar, lipsurile vor persista. Când apar neclarități sau riscurile sunt deja vizibile, este momentul să solicitați sprijin de specialitate pentru a pune la punct evidența de personal și a evita consecințele neplăcute.
