În practică, nu este deloc rar ca actele justificative, extrasele bancare și balanța de verificare să nu coincidă. Acest lucru poate apărea atât în firme mici, cât și în companii cu fluxuri complexe. Diferențele apar din neatenții, omisiuni sau proceduri interne neclare. Noi, la 4servicii, întâlnim frecvent astfel de situații și știm că ignorarea lor duce la probleme contabile și riscuri fiscale greu de gestionat ulterior.
Când apar neconcordanțe, primul pas este să stabilești originea problemei. Poate fi o eroare pur contabilă (neînregistrare, dublă înregistrare, sold greșit), o problemă operațională (documente lipsă, extrase bancare incomplete), sau o chestiune managerială (proceduri interne neclare, lipsa verificărilor periodice). De multe ori, cauza este mixtă.
Riscul major este raportarea eronată a situației financiare și a obligațiilor fiscale. O balanță care nu reflectă realitatea bancară duce la decizii greșite și poate atrage atenția la un control ANAF. În plus, pot apărea dificultăți la închiderea exercițiului financiar și la întocmirea declarațiilor fiscale.
Ce verifici, concret, când vrei să readuci în acord actele, extrasele și balanța?
- Compari soldurile de casă și bancă din balanță cu extrasele bancare și registrul de casă. Orice diferență trebuie analizată punctual, pe fiecare cont și pe fiecare zi, dacă este necesar.
- Verifici dacă toate documentele justificative au fost înregistrate. Facturi, chitanțe, contracte, dispoziții de plată sau încasare – lipsa lor explică multe decalaje.
- Te asiguri că nu există dublări de înregistrări sau omisiuni. Uneori, aceeași operațiune apare de două ori sau nu apare deloc, mai ales când există mai mulți operatori sau proceduri manuale.
Greșelile frecvente pe care le vedem la 4servicii includ:
- Înregistrarea cu întârziere a unor extrase bancare, ceea ce face ca soldurile să nu reflecte realitatea la sfârșitul lunii.
- Neînregistrarea unor comisioane bancare sau plăți recurente mici, care, acumulate, duc la diferențe semnificative.
- Documente justificative lipsă sau incomplete, mai ales când procesele de arhivare nu sunt clare sau când există schimbări de personal.
Ce merită făcut, practic, pentru a readuce în acord actele, extrasele și balanța:
- Stabilește o procedură clară de verificare lunară între contabil și responsabilul de plăți/încasări. Acest lucru reduce semnificativ erorile recurente.
- Folosește tabele de reconciliere pentru fiecare cont bancar și casă, în care să notezi diferențele identificate și modul de soluționare a fiecăreia.
- Solicită extrase bancare complete și la zi, nu doar la final de lună, pentru a surprinde toate mișcările și a elimina suspiciunile de fraudă sau omisiune.
Un aspect esențial este să nu corectezi niciodată „din pix” diferențele. Fiecare ajustare trebuie documentată, cu explicații și documente suport. Orice corecție nejustificată poate genera suspiciuni la o verificare fiscală sau la audit.
De asemenea, nu ignora nici diferențele mici. Ele pot semnala probleme mai mari, cum ar fi plăți neautorizate, erori de introducere sau chiar fraude interne. O abordare riguroasă, cu verificări periodice și trasabilitate clară, reduce riscul de a pierde controlul asupra fluxului financiar.
În activitatea noastră, am observat că multe firme tratează superficial aceste reconciliere, considerând că diferențele se vor „rezolva” de la sine. Realitatea arată că, odată lăsate nerezolvate, ele se acumulează, duc la blocaje și la costuri suplimentare cu corectarea sau chiar cu penalități fiscale.
Recomandăm să existe o persoană desemnată care să păstreze evidența documentelor justificative și să colaboreze strâns cu contabilul. În plus, periodic, se poate solicita o revizie externă, măcar anuală, pentru a identifica din timp eventualele probleme structurale din procedurile firmei.
Dacă întâmpini dificultăți și diferențele persistă, poate fi momentul să ceri sprijin specializat. Echipa 4servicii are experiență în identificarea rapidă a surselor de neconcordanță și în implementarea de proceduri clare, adaptate fiecărui tip de firmă.
În concluzie, readucerea în acord a actelor, extraselelor și balanței nu este o operațiune de bifat la final de lună, ci o rutină necesară pentru sănătatea financiară a firmei. O evidență clară, verificată și documentată, reduce riscurile, economisește timp și bani și crește încrederea în datele financiare pe care te bazezi pentru decizii.
