În practică, nu de puține ori ajungem în situația în care statul de plată este întocmit corect, sumele corespund, dar documentele-suport lipsesc sau sunt incomplete. Asta nu este o excepție, mai ales când volumul de muncă e mare sau procesele interne nu sunt suficient de clare.
Riscul real nu este legat doar de evidența salariilor, ci mai ales de expunerea la controale și la sancțiuni. În lipsa documentelor-suport, orice sumă, oricât de corect calculată, poate fi considerată nejustificată de către autorități.
Documentele-suport pentru statul de plată înseamnă, în primul rând, pontaje semnate, cereri de concediu, decizii de majorare sau diminuare salariu, contracte de muncă și acte adiționale, fișe de pontaj, rapoarte de prezență, adeverințe, documente medicale, note interne pentru bonusuri sau alte drepturi salariale.
De ce se ajunge aici? Cele mai frecvente cauze pe care le-am observat la clienți:
- Procesele de salarizare și HR nu sunt sincronizate cu departamentul de contabilitate.
- Documentele circulă pe email sau WhatsApp și nu ajung fizic la dosar.
- Responsabilitatea arhivării nu este clară – nu se știe cine colectează și verifică actele.
Chiar dacă statul de plată este corect la nivel de calcul, lipsa documentelor-suport poate duce la:
- Neacceptarea cheltuielilor cu salariile la deductibilitate fiscală.
- Contestarea legalității plăților la un eventual control ITM sau ANAF.
- Probleme la audit sau la solicitarea de clarificări din partea partenerilor ori băncilor.
În esență, problema este una operațională și de conformare. Nu ține de calculele contabile sau fiscale, ci de lipsa unui circuit clar pentru documente.
Ce verifici, concret?
- Există dosarul de personal complet, cu toate actele semnate la zi pentru fiecare angajat?
- Documentele justificative (pontaje, cereri, decizii etc.) pentru luna respectivă se regăsesc arhivate fizic sau electronic, în original sau copie conformă?
- Există semnăturile necesare (angajat, responsabil HR, manager) pe fiecare document?
- Sunt toate modificările de salariu sau poziție reflectate în acte adiționale semnate și comunicate la Revisal?
Greșeli frecvente pe care le-am întâlnit:
- Păstrarea documentelor doar în format electronic, fără semnătură.
- Semnarea retroactivă a documentelor, lucru care poate fi ușor depistat la control.
- Lipsa pontajelor lunare sau a deciziilor de concediu medical.
- Documente pierdute în transfer între departamente sau între firmă și externalizatorul de salarizare.
Ce merită făcut, din experiența noastră la 4servicii?
- Stabiliți un circuit clar de transmitere și arhivare a documentelor: cine le colectează, cine verifică și unde se păstrează fiecare piesă.
- Folosiți checklist-uri interne pentru fiecare lună – verificați la finalul lunii dacă toate documentele-suport pentru statul de plată au fost colectate.
- Evitați să faceți plăți la salarii fără ca documentația să fie în dosar. Dacă nu se poate, marcați dosarele incomplete și reveniți imediat ce actele lipsă sunt obținute.
- Păstrați o arhivă dublă, electronică și fizică, cu acces facil pentru verificare.
Un aspect important: la inspecțiile ITM sau ANAF, inspectorul nu va analiza doar statul de plată, ci va solicita întregul dosar de personal și documentele-suport. Orice lipsă poate fi considerată abatere și poate atrage amenzi sau chiar recalculări de contribuții.
Nu de puține ori, documentele lipsă pot duce la refuzul deductibilității cheltuielilor salariale sau la contestarea sumelor la rambursarea TVA, dacă există suspiciuni privind realitatea plății.
Responsabilitatea nu este doar a departamentului de HR sau a contabilului, ci și a managerului care aprobă plățile. Este esențial ca toți actorii implicați să cunoască și să respecte circuitul documentelor.
La 4servicii, recomandăm revizii periodice ale dosarelor de personal, mai ales înainte de închiderea lunii, pentru a identifica rapid lipsurile și a le corecta. Am văzut că firmele care fac acest lucru evită multe probleme la controale și auditurile anuale.
Momentul în care trebuie cerut sprijin de specialitate este atunci când apar neclarități privind documentele necesare sau când fluxul de informații între HR, contabilitate și management nu este clar. O analiză externă poate evidenția rapid punctele vulnerabile și poate ajuta la stabilirea unui proces robust de arhivare și conformare.
În concluzie, chiar dacă statul de plată este corect, lipsa documentelor-suport poate genera riscuri semnificative. Soluția nu este doar corectitudinea calculelor, ci și disciplina operațională și atenția la detalii. Un proces clar și o verificare periodică reduc expunerea la sancțiuni și asigură o gestionare sănătoasă a resurselor umane.
