În practică, în primele ore ale unui due diligence, se poate evalua rapid nivelul de organizare al unei companii doar privind actele pe care le pune la dispoziție. Nu vorbim de teorii, ci de semne clare, la îndemână oricărui specialist care a trecut prin astfel de procese. Ordinea documentelor nu ține doar de imagine, ci influențează direct percepția de risc și deciziile ulterioare ale investitorilor sau partenerilor.
În experiența noastră la 4servicii, am observat că există câteva categorii de documente care trădează imediat cât de disciplinată sau haotică este o companie. Aceste semnale nu pot fi ascunse cu un dosar frumos sau cu o prezentare impecabilă. Ele ies la iveală la prima verificare serioasă.
Context concret: Într-un due diligence, accentul cade pe verificarea documentelor esențiale pentru a evalua riscurile financiare, fiscale și legale. Orice lipsă sau dezordine ridică imediat semne de întrebare. Nu doar auditorii sau consultanții văd aceste lucruri, ci și orice potențial cumpărător sau asociat care vrea să înțeleagă ce preia.
Documente care trădează ordinea sau dezordinea:
- Balanța de verificare – O balanță actualizată, clară, cu analitice detaliate, fără conturi suspendate sau solduri inexplicabile, arată că firma își ține evidența corect. O balanță cu multe erori, cu neconcordanțe între solduri și documente justificative, ridică imediat suspiciuni.
- Contractele comerciale și anexele – Contractele numerotate, semnate, cu toate anexele la zi, organizate logic, arată control și disciplină. Lipsa contractelor vechi, lipsa anexelor sau existența unor contracte nesemnate sunt semne clare de neglijență.
- Dosarele de personal și documentele de salarizare – Firmele ordonate au dosare complete, cu contracte de muncă, acte adiționale, fluturași de salariu și pontaje. Lipsa acestor documente sau neconcordanțe între ele indică probleme operaționale și potențiale riscuri legale.
Ce mai verificăm în practică: Dincolo de aceste documente, mai există câteva zone unde diferențele între companiile ordonate și cele dezorganizate sunt evidente:
- Registrul de casă și extrasele bancare – Orice diferență nejustificată, registru incomplet sau extrase lipsă arată lipsă de control financiar.
- Facturile de achiziții și vânzări – Dacă nu există o arhivare clară, pe ani, luni și clienți/furnizori, sau dacă lipsesc facturi din secvență, se poate suspecta lipsă de proceduri.
- Declarațiile fiscale – Declarații depuse la termen, confirmate de ANAF, fără rectificative frecvente, sunt un semn de conformare. Serii de rectificative sau întârzieri la depunere pot ascunde probleme fiscale.
Riscuri directe identificate imediat:
- Imposibilitatea de a proba unele tranzacții sau drepturi, din lipsa contractelor sau a anexelor relevante.
- Risc crescut de ajustări la preț sau chiar de renunțare la tranzacție, dacă documentele lipsesc sau sunt dezorganizate.
- Expunere la amenzi sau litigii, mai ales dacă lipsesc documente de personal, contracte sau declarații fiscale.
Greșeli frecvente pe care le-am întâlnit:
- Nu se menține o arhivă fizică și digitală actualizată, ceea ce duce la pierderea documentelor sau la imposibilitatea de a le prezenta rapid.
- Lăsarea pe ultima sută de metri a pregătirii pentru due diligence, ceea ce duce la improvizații și la transmiterea unui sentiment de dezorganizare.
- Se lasă neclarificate solduri vechi, conturi temporare sau documente lipsă, în speranța că nu vor fi observate. Orice specialist va sesiza aceste „bălți” în prima oră de analiză.
Ce merită făcut concret înainte de un due diligence:
- Revizuirea arhivei, atât fizic cât și digital, pentru a elimina lipsurile și a clarifica orice document.
- Verificarea soldurilor contabile și a coerenței între balanță, registru de casă/extrase, facturi și contracte.
- Identificarea și rezolvarea tuturor neconcordanțelor între documente, înainte ca acestea să fie descoperite de un terț.
Diferența între problemă contabilă, fiscală și operațională: O balanță neclară sau cu solduri neverificate este o problemă contabilă. Lipsa declarațiilor fiscale la zi sau a confirmărilor ANAF e o problemă fiscală. Dosarele de personal incomplete sau contractele nesemnate sunt probleme operaționale, cu impact legal și reputațional.
În concluzie, nivelul de ordine al actelor companiei este printre primele lucruri care se văd într-un due diligence. Dincolo de cifre, documentele spun povestea reală a modului în care este gestionată compania. Orice lipsă, dezordine sau incoerență ridică semne de întrebare și poate influența negativ decizia investitorului sau partenerului. Recomandăm să nu amânați clarificarea arhivei și a documentelor. Un ochi extern, precum o echipă de la 4servicii, poate identifica rapid unde există riscuri și ce trebuie pus la punct pentru a nu pierde oportunități importante.
